Программа "Архив документов" 3000 руб. Купить Версия 2.31 от 12.01.2012 (СУБД MS Access или MS SQL Server) Скачать программу 5518 Кб полный дистрибутив Скачать обновление 2196 Кб только exe-файл Скачать презентацию 13737 Кб формат Microsoft PowerPoint

Программа позволяет автоматизировать процесс делопроизводства в организации.

Основные функции программы

• Систематизация учета и хранения документов

  Программа позволяет автоматизировать регистрацию и производить учет документов по следующим параметрам:
  - по типу (договор, смета), виду (бухгалтерский, отчетный), категории (рабочий, внутренний),
  - по срокам действия, сумме, валюте (актуально для договоров и т.п.),
  - по авторам, ответственным подразделениям и исполнителям,
  - по компаниям-партнерам (с указанием полных координат компаний),
  - по теме (возможно описание содержания),
  - по статусу (выполняется, завершено),
  - если документ содержится в электронном виде, указывается путь к файлу.

  В целом, система призвана поддерживать как бумажный, так и электронный документооборот.

  Программа позволяет систематизировать хранение документов. В базе указывается:
  - место хранения документов (№ шкафа, полки, папки…),
  - дата, до которой документы должны храниться,
  - история выдачи документов на руки (кто что когда брал)

  По каждому документу можно фиксировать произвольную дополнительную информацию.
  Любую таблицу базы можно распечатать, экспортировать в MS Word, MS Excel или текстовый формат CSV. Имеется импорт из других источников данных в формате CSV.

• Контроль исполнения документов по срокам

  Система позволяет эффективно управлять процессами движения и обработки документов.

  Реализован контроль работ по документам на всех стадиях:
  - фиксируются сроки начала и окончания работы с документом каждым исполнителем,
  - проводится контроль сроков: предусмотрено автоматическое выделение цветом незавершенных заданий.

• Контроль исполнения документов по ответственным исполнителям

  Для каждого документа отслеживается история его прохождения по ответственным исполнителям.
  В системе хранится полная контактная информация по сотрудникам – исполнителям с указанием их прав доступа к информации.
  Программа позволяет контролировать состояние выполняемых процессов и выполнять анализ загрузки персонала. Внедрение системы способствует повышению исполнительской дисциплины в организации. Сокращается время согласования документов и принятия решений.

• Оперативный доступ к документам

  Система позволяет произвести мгновенный поиск нужного документа. Предусмотрены удобные способы сортировки и фильтрации данных. Легко построить сложный логический запрос к базе и провести продвинутый анализ хранящейся информации. Гибкая настройка прав доступа позволяет разграничить права доступа сотрудников к документам.

Преимущества системы

• Возможность изменения структуры данных – добавления таблиц, полей, связей

  ""Архив документов" – это гибкая система. Структуру данных можно легко изменять согласно Вашим требованиям. Вы можете: Удалять, Скрывать/отображать, Создавать новые поля и таблицы.

  Можно создавать новые поля не только с хранимой, но и с вычисляемой по формулам типа SELECT информацией, а также создавать поля типа "картинка". К таблицам можно назначать подчиненные таблицы различными типами связей ("один-ко-многим" или "многие-ко-многим"). Легко определяются ниспадающие списки и значения в них.

• Удобные способы сортировки и фильтрации данных

  "Архив документов" строит сложные логические запросы к базе данных, что позволяет быстро найти нужные документы, проанализировать состояние их выполнения.

  Когда необходимо отобрать данные с одинаковыми значениями полей удобно использовать дерево данных, задавая поля для его уровней (веток). Например, первый уровень - тип документа, второй уровень - ответственный исполнитель, и т.д.

• Возможность создания шаблонов документов

  В программе предусмотрена возможность экспорта в MS-Word и html и создания шаблонов исходных документов. Например, можно создать шаблон отчета по документам, прошедшим через отдел за месяц и т.п.

• Многопользовательский режим

  Права на просмотр и изменение информации в системе настраиваются администратором в зависимости от функциональных обязанностей каждого пользователя.

Скриншоты программы

Стандартные возможности платформы

С помощью программы вы сможете делать следующее:

• Создавать, изменять, удалять записи, поля, таблицы
• Импортировать данные в любую таблицу базы данных из текстовых файлов
• Сортировать таблицы по любому полю, включая сортировку по нескольким полям (до 3-х) удерживая клавишу Shift
• Фильтровать таблицу по любому полю, используя следующие операторы: =, >, >=, <, <="," <>, "Содержит", "Не содержит", "Начинается с", "Не начинается с", "Кончается на", "Не кончается на", LIKE, NOT LIKE
• Группировать одинаковые данные в любом поле, когда таблица отсортирована по этому полю (для отмеченных полей в свойствах таблицы)
• Помечать записи как "Избранное", тогда они будут отображаться оранжевым цветом. Цвет задается в свойствах таблицы
• Помечать записи как "Мертвое" ("Неинтересное"), тогда они будут отображаться серым (или другим) цветом
• Настраивать правила цветовыделения. Вы сами определяете, какие строки, каким цветом и при каких условиях выделять.
• Строить дерево по любым полям с произвольным количеством уровней для иерархического отображения данных любой таблицы
• Изменять данные в любом поле (кроме ID и вычисляемых полей) прямо в таблице или в отдельной форме (выбирается в настройках), отмечать несколько записей, удалять, печатать, экспортировать отмеченные
• Изменять или удалять сразу несколько записей в любой таблице базы данных с помощью формы "Групповое обновление"
• Создавать новые хранимые поля для таблиц следующих типов: текстовое, числовое, да/нет, дата и время, картинка
• Создавать вычисляемые поля для таблиц, например можно создать поле с формулой "[Поле 1] / [Поле 2]"
• Создавать вычисляемые поля, значения которых будут браться из других таблиц.
• Создавать новые таблицы с абсолютно такими же возможностями по действиям с ними, как и у любой другой таблицы
• Привязывать ниспадающие списки полей к другим таблицам для легкого выбора значений из них при редактировании в таблице или для выбора из других форм при редактировании в форме
• Задавать произвольное количество подчиненных таблиц для любой таблицы, для чего необходимо задать привязку по полям в свойствах таблицы
• Менять порядок следования полей в любой таблице, используя перетаскивание или с помощью формы "Настройки"
• Переименовывать поля таблиц и названия самих таблиц в соответствии со спецификой вашего бизнеса. (Точнее говоря, их лейблы.)
• Печатать текущее представление любой таблицы с учетом видимости полей, их ширины и порядка
• Экспортировать данные любой таблицы в MS Excel или текстовый CSV-файл с учетом текущего представления таблицы
• Экспортировать текущую запись в MS Word на основе файла-шаблона с закладками, соответствующими названиям полей
• Работать с несколькими файлами баз данных, создавать новые базы данных, разумеется, можно также открывать их с помощью MS Access.

Установка программы

Для установки программы необходимо:

• Скачать программу DocumentsCount.msi
• Запустить программу установки сделав двойной клик на скаченном файле
• Следуя инструкциям программы-установщика инсталлировать программу на жесткий диск
• Запустить программу, выбрав ее в меню «Программы» по нажатию кнопки «Пуск» или ярлык на рабочем столе.

Чтобы заменить вашу текущую версию программы новой, надо сначала удалить текущую и затем установить новую.

История версий